최근 제가 담당한 프로젝트 번역에 대해 공증이 필요한 경우가 있어 경험담을 공유하려 합니다.
번역사는 번역만 하면 될 것 같지만 Affidavit 즉, 선서 진술서를 작성하고 이에 대한 공증을 받아야 하는 경우도 간혹 있습니다.
번역 선서 진술서(Affidavit):
번역문의 정확성과 충실성을 보증하기 위해 작성하는 문서로서 법적 효력을 가지며, 번역자가 특정 번역문이 원문에 충실하고 정확함을 선서하는 문서.
이번 경험이 특이했던 것은 국내에서 대사관이나 공증인에게 공증을 받는 것이 아니라 미국 공증인(Notary Public)에게 공증을 받은 점입니다.
한국에서 미국 공증을 받는다고? 될까?
여러분 안 되는 것은 없습니다.
자, 지금부터 번역요정과 함께 온라인 공증 체험을 시작합니다.
공증을 받는 것을 조건으로 하는 프로젝트에서 저의 과제를 마친 후 공증 과정을 진행합니다.
저는 한국에 있고 공증은 미국 공증인에게 받아야 하는 상황입니다. 때문에 온라인 공증으로 진행하게 되었습니다. 제가 받은 온라인 공증은 아포스티유(Apostille: 외국공문서에 대한 인증의 요구를 폐지하는 협약, 즉 이 협약을 체결한 국가 간 공문서나 공증 서류는 해당 국가들에서 추가적인 인증 없이도 사용 가능함) 공증이 아니라는 점 미리 말씀드립니다.
미국에서 온라인 공증 서비스를 제공하는 업체는 꽤 많았는데요. 비용도 천차만별이고 추천받은 곳이 Notarize.com 이어서 이곳에서 진행했습니다.
위 파란 탭을 클릭하시면 Affidavit 서류를 업로드 하게 됩니다. 비용은 나와있는 것처럼 첫 번째 하나의 문서에 25달러입니다. 추가적으로 공증이 필요한 경우 파란색 탭 아래에 게시된 것처럼 추가 비용이 붙습니다.
클릭한 뒤 구글 이메일로 가입하고나면 원하는 서비스를 선택하는 페이지가 나옵니다.
공증을 원하므로 Notarize now를 클릭하면, 다음 프로세스 안내와 Affidavit을 업로드할 곳이 나옵니다.
온라인 공증 진행 단계를 1~4로 친절하게 설명해 줍니다.
1. 공증받을 서류 준비
파일 형태는 PDF와 docx 모두 가능하고 저는 PDF로 진행했습니다.
위 캡처 이미지에서 오른쪽 파란 동그라미를 누르면 파일을 업로드하게 됩니다. 서비스는 구글 가입으로 손쉽게 진행할 수 있습니다.
파일은 서명 페이지만이 아니라 전체 페이지를 모두 업로드해야 하고, 업로드 후 다음 단계로 진행을 클릭하면 서명할 사람이 모두 몇인지 확인하는 작업을 합니다.
저는 본인인 저만 서명하면 되므로 위와 같이 선택한 후,
이름을 넣습니다. 신분 증명 수단에 기재된 이름과 동일하게 넣어야 합니다.
이름을 넣고 나면 다음 화면에서는 내가 업로드한 Affidavit에 본인 이름과 날짜를 넣을 수 있습니다.
2. 신분 증명
신분 증명 단계에서는 본인의 신분 증명 수단과 얼굴을 휴대전화를 사용하여 실시간으로 촬영해서 업로드합니다. 홈페이지에서 시키는 대로 따라가 봅니다.
제가 미국에서 거주하거나 미국인이었다면 ID카드, 면허증 등 다른 신분 증명 수단도 가능했겠지만 저는 미국 입장에서 보면 외국인이 외국에서 공증을 받는 형태이므로 여권을 준비했습니다. SSN 또는 ITIN에 없다는 체크를 합니다.
가장 최근 미국에서 거주했던 주소지를 기입합니다. 저는 거래처 미국 주소를 기입했고, 이후 현재 거주하는 곳과 동일한지 여부는 당연히 No에 체크했습니다. 이 부분이 의외의 복병인데 공증인에 따라 미국에 거주한 사실이 없으면 공증을 해주지 않는 경우가 있습니다. 주의하셔야 할 부분이지만, 만약 공증인이 이러한 이유로 공증을 해주지 않는다면 다시 시도해서 다른 공증인에게 공증을 시도하면 됩니다. 즉, 공증인에 따라 요건이 달라지므로 미국 거주가 필수 조건은 아닙니다.
이후, 현재 미국에 거주하지 않는다고 체크하였으므로 한국 어느 곳에 거주하는지 주소지를 다시 기입해 줍니다.
이제 실시간으로 자신의 신분을 확인합니다.
신분 증명은 스마트폰을 사용하여 진행합니다. 만약 노트북의 카메라 등 현재의 기기를 이용하겠다면 'Use this device'를 체크하시면 되지만 신분 증명 수단 사진을 찍고 본인의 얼굴도 돌려가면 촬영해야 하기 때문에 스마트폰이 편합니다.
'Accept and continue'를 누르면 QR코드가 생성되고 이를 스마트폰으로 찍으면 신분 확인 단계가 시작됩니다.
스마트폰으로 여권을 잘 찍으시고, 지시사항에 따라 여권에 기재된 이름이 나오도록 찍은 후 얼굴을 양쪽 옆으로 돌려가며 촬영하게 됩니다. 모두 완료하면 신분 증명이 완료됩니다.
3. 공증인과 화상 미팅
신분 증명을 완료한 뒤 공증인과 지금 미팅하겠느냐는 메시지가 뜹니다. 클릭하면 바로 화상 미팅이 진행됩니다. 한국 시간 오전 9시경에 공증인과의 화상 미팅을 신청했을 때 현지 공증인과 바로 연결이 되었습니다. 여러 가지 이벤트가 있어 'Notarize.com' 외에 'US Virtual Notary'에서도 공증 신청을 했었습니다만, US Virtual Notary는 공증인과의 인터뷰 전에 공증 비용을 미리 결제해야 하거나 인터뷰 스케줄을 잡을 때 현지와의 시차를 고려해야 하고 현지 시간에만 연결이 되었던 것에 비해 'Notarize.com'은 신분 확인 후 바로 공증인과 연결이 되어 매우 편리했습니다.
공증인과 미팅이 시작되면 공증인이 먼저 본인의 이름과 거주지를 말하고 공증 신청자(나)의 이름을 묻습니다. 이후 업로드 한 서류에 대해 명확하게 인지하고 있는지 또, 그 내용을 선서하는지를 당연하게도 영어로 묻고 답합니다.
질문들은 예를 들면 아래와 같습니다.
1. What is your name? / Are you the person named in this document?
2. Do you solemnly swear (or affirm) that the statements contained in this affidavit are true to the best of your knowledge and belief?
3. Do you swear (or affirm) to tell the truth under penalty of perjury?
공증인에 따라 신분증을 실시간으로 보여달라고 요구하는 경우도 있으니 신분 증명 수단을 소지하고 미팅을 시작하는 것이 좋습니다.
공증인의 질문에 적절하게 답을 하고 나면 공증인이 서명을 고르도록 창을 열어줍니다.
예를 들면, 서명 글씨체 등을 고를 수 있습니다. 본인 서명을 고른 뒤 공증인 이름의 서명도 원하는 모양을 고를 수 있게 해 줍니다. 서명을 모두 선택한 후 나머지는 공증인 측에서 모두 처리하여 완료하게 됩니다. 미팅은 5분 정도면 끝이 납니다.
4. 공증 완료된 서류 다운로드
공증 완료 후 결제창이 뜨는데 신용카드로 결제 후 공증된 서류를 바로 다운로드할 수 있습니다. 또한 관련 서류들을 메일로 송부할 수도 있습니다. 이때 영수증도 함께 저장해 둡니다. 온라인 공증이기 때문에 진위 여부를 확인하는 Proof Verification을 받게 됩니다. 공증이 완료된 후 발급되는 서류들은 반드시 모두모두 잘 저장해 둡니다.
이렇게 '한국에서 한국인이 미국 공증받기'가 완료되었습니다.
저는 첫 번째 공증에서는 미국에 거주하고 있지 않은 외국인이어서 한번 공증을 퇴짜 맞았고, 이후 다른 공증인에게 다시 시도하여 공증을 받았습니다. 본인 신분 명확하게 증명할 수 있고 서류가 제대로 되어 있다면 한번 공증에 실패하더라도 당황하지 마시고 다시 시도하시면 됩니다.
경험치 +1이 된 번역요정의 공증 담소는 여기까지입니다. 이런 경험을 하시게 될 분이 많지는 않을 것 같습니다만.. 국내에서 미국의 공증이 필요하신 분들께 도움이 된다면 좋겠네요.
-번역요정-
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